リモートワークにおけるコミュニケーションの7つの鉄則

リモートワーク環境における良好なコミュニケーションの維持とその重要性

職場環境はここ数十年の間に大きく変化しました。今日のデジタル社会においてリモートワークは増加の一途をたどっており、Web会議用カメラの導入やテレワーク、その他のリモート戦略を選択する企業が増えています。しかし、この自由さには、より高いレベルのコミュニケーションとコラボレーションが求められます。「リモートでのコミュニケーションをうまく行う最善の方法は？」「チームメンバーが顔を合わせられない中で、どうすれば生産性を維持できるのか？」といった疑問を抱く人が多いのも当然です。これらはリモートワークが突きつける課題の一部であり、その克服方法をご紹介します。

この記事を読んでいるということは、すでにチームにリモートワーカーがいる（あるいは間もなく迎える）ことでしょう。あるいは、チーム全員がリモートという場合もあるかもしれません！本記事では、自宅やコワーキングスペースで働くメンバーの生産性を維持するための理由と、その具体的な方法について解説します。

効果的なコミュニケーション

コミュニケーションは、あらゆるチームの基盤です。仕事に必要な情報を共有し、問題を解決し、新しいアイデアを生み出すための手段です。しかし、リモートチームは対面で接する機会が少ないため、より効果的なコミュニケーションを心がける必要があります。リモートワークにおける会議や打ち合わせでは、単に言葉を使うだけでなく、以下の点に配慮することが重要です：

・ 簡潔かつ明確にする － 不必要な単語やフレーズを削り、能動態を使うようにしましょう。

・ 姿勢を正す － 正しい姿勢を保つことで集中力が高まり、背中の痛みに悩まされることなくタスクを完遂し、同僚とスムーズに繋がり、その場の議論に積極的に参加することができます。

・ 必要に応じて絵文字や画像を入れる － 特に上司へのメッセージには絵文字や画像を追加することで、文脈が誤解されたり、実際にはそうではないのに怒っている、あるいは皮肉を言っていると受け取られたりするのを防ぐことができます。

・ 批判的思考を持つ － 上司や同僚からのメッセージに反応する前に、まず相手が使った言葉やその伝え方を吟味しましょう。それでも気になる場合は、本人に直接確認してください。

効果的な会議を行う

オフィスでの日次ミーティング（スタンドアップミーティング）に慣れている場合、リモートでどうやってそれを継続すればよいのか悩むかもしれません。物理的な距離があると、全員を一箇所に集めるのが難しいのは事実です。しかし、リモートワークでの会議を効果的に行う方法はたくさんあります。リモートでのスタンドアップに役立つアプリやツールは豊富に存在します。また、離れた場所にいても会議を継続するための、実績のある手法もいくつかあります。大規模な分散型チームであれば「グローバル・デイリー」を試したり、Zoomの利用を検討したりするのも良いでしょう。これは、タイムゾーンが異なるメンバーが集うチームを一つにまとめるための特別なスタンドアップ会議です。たとえ物理的に会えなくても、全員の認識を一致させることが容易になります。

ビデオ会議ツールを活用する

ビデオ会議は、リモートの同僚と連絡を取り合う最も効率的な方法の一つです。話し相手の顔を見ることができ、グループフレーミング機能などを使えば、まるで同じ部屋にいるような一体感を得られます。ビデオ会議用のカメラやWeb会議用カメラなど、選べるツールは非常に多いため、選択の際に何を重視するかを考える必要があります。4K対応カメラやAI搭載カメラなど、高機能で汎用性の高いものを選ぶか、あるいはチームコラボレーションや画面共有といった特定の機能に特化した専門的なものを選ぶのも良いでしょう。いずれを選ぶにしても、使いやすく、チームメンバー全員が操作方法を習得していることが重要です。詳細については、こちらのサイトをご覧ください。

共有ワークスペースを構築する

仮想オフィスで働いている場合でも、物理的な空間の要素をいくつか取り入れてみることをお勧めします。そのための最も重要な手段の一つが、仮想空間内に「共有ワークスペース」を作ることです。これにより、リモート勤務であってもチームの一員であるという感覚が養われ、メンバー同士の繋がりを維持しやすくなります。例えば、会議の予定やイベント、期限を記載した共有カレンダーを作成したり、チームでアイデアを出し合えるデジタルホワイトボードを活用したりするのも良いでしょう。

画面共有・配信ツールを提供する

チーム外の人と会議をする必要がある場合もあるでしょう。クライアントや他部署のメンバーなどがこれに当たります。そうした際には、画面を相手と共有するためのツールが必須です。また、新しい業務フローや新しいソフトウェアツールの使い方をチーム全体に周知したい場合など、情報を発信する際にも非常に役立ちます。画面共有ツールを使えば、相手に見せたいものを簡単に共有できます。

優れた機器を支給する

仮想オフィスでの共有ワークスペースの重要性について述べてきましたが、物理的な環境作りにおいてもう一つ重要なのは、良質な機器を揃えることです。特に、リモートワーカーが顧客と接する機会がある場合には重要となります。両者が仮想オフィスで歓迎され、快適に過ごせるように配慮しましょう。具体的には、高品質なサウンドシステム、座り心地の良いデスクチェア、ノイズキャンセリングヘッドセット、あるいは360度カメラなどが挙げられます。こうしたアイテムは、チームメンバーや顧客が快適に、かつ生産的に仕事をする助けとなります。

定期的なチェックイン会議を予定する

外部の利害関係者との会議とは別に、チームメンバーとの定期的なチェックイン会議を設けることも重要です。これにより、メンバーと密に連携し、各人の業務内容を把握し、見落としがちな疑問点を確認することができます。特に、物理的な距離があり疎遠になりがちな分散型チームを管理する場合には非常に有効です。また、リモートワークが適切に機能しているかを確認する機会にもなります。フィードバックを得て、チームが幸せで生産的であり、しっかりとサポートされていると感じられるようにしましょう。分散型チームを運営する場合は、こうした会議を定期的に、かつ意図した通りに実施することが重要です。

結論

リモートワークは今後も定着していきます。2020年から今日に至るまで、アメリカの労働人口の約50%がリモートワークに従事しています。その点を踏まえ、離れた場所にいるメンバーの生産性を最大限に高めることが重要です。ここまで述べてきた「リモートワークにおけるコミュニケーションの7つの鉄則」――すなわち、コミュニケーションを基盤とすること、効果的な会議を行うこと、ビデオ会議ツールを活用すること、共有ワークスペースを構築すること、画面共有・配信ツールを提供すること、優れた機器を支給すること、そして定期的なチェックイン会議を行うこと――は、リモートワークを成功させ、良好なコミュニケーションを維持するための不可欠な要素です。

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