理想的なビデオ会議を開催するには？

会議は、新しいアイデアのブレインストーミングや、現在の課題の議論、重要な決定を下すために企業にとって不可欠であることは間違いありません。しかし、それらはすべて有益なのでしょうか？使用されるリソースや人件費以上の収益を生み出したり、コストを削減したりしているのでしょうか？毎日約5,500万件の会議が行われていますが、その少なくとも半分はほとんど効果がありません（High, 2019）。ベイン・アンド・カンパニーが大企業のタイムバジェットを調査したところ、中間管理職による毎週の会議は、組織に年間1,500万ドルのコストをかけていることがわかりました。労働統計局によると、平均して、1人の幹部が1回の会議に出席するコストは780ドルを超えます。オンラインの会議コスト計算ツールで、自社のコストを見積もることができます。No Jitterの調査によると、ビデオ会議を利用する人は2年前と比べて87%増加しています。

ビデオ会議は必要ですか？

ビデオ会議を行う価値があるかどうかを判断するために、以下の3つの質問を自分自身に問いかけてみてください。

- 会議によってどのようなさらなる進展を生み出せるか？それは時間をかける価値があるか？

- 対面での実施が必要か？

- 会議室の機器設定は、目標達成型のビデオ会議をサポートするのに十分か？

上記の質問すべてに「はい」と答えられた場合にのみ、ビデオ会議を設定してください。

会議前に参加者を準備させる

すべての参加者は会議前に通知を受けるべきであり、会議の目的だけでなく、会議における各自の役割を明確に理解していることを確認してください。特にリモート会議では、メンバーが自分自身を整理するのにより多くの時間を必要とする一方で、忍耐力は低下する傾向にあります。一部のビジネスリーダーは、開催される会議に対して明確なルールと文化を設けています。例えば、AmazonのCEOジェフ・ベゾスは、会議の前に説明資料を作成することを義務付けています。参加者は会議の全体像を把握する時間を与えられ、より良い準備ができるため、無駄な時間を短縮する上で大きな効果を発揮しています。

フォローアップの評価

時間制限を設定し、フォローアップタスクの明確な基準を持ち、フォローアップ計画を実行してください。マネージャーは、対面の会議よりも、決定事項のフォローアップを行う方が難しいと感じています。フォローアップ作業は、会議が成功したかどうかを定義する鍵となります。単に議事録を記録し、アクションプランを作成するだけでは物事を前進させるには不十分です。会議での議論のポイントやアクションアイテムの進捗は、参加者のToDoリストの変更にかかっています。

適切な技術機器の選択

サポートを目的として設計されたビデオ会議製品が、逆に障害となることがよくあります。調査対象となった労働者の87%が、技術的な不具合によってフラストレーションやストレスを感じていると回答しました。シンシナティ・ベル・テクノロジー・サービスは、最も不可欠な4つの要素を以下のように特定しました。1：ボタン一つで動作する技術、2：ワイヤレス技術、3：あらゆるデバイスからの共有を可能にする技術、4：使いやすいビデオ会議ソフトウェア。78%が、Coolpo AI Huddle PANAを使いやすいビデオ会議デバイスであると評価しました。

COOLPO AI Huddleシリーズ ― 小規模なコラボレーションスペース向けに設計された理想的な製品

チームに最高の体験を

どこにいても一緒に仕事ができます。AI Huddle PANAは、遠く離れた同僚とより良いつながりをもたらします。

フル参加

スマート360 + 4Kにより、すべてを見聞きすることができ、自動グループフレーミングと話者追跡機能によって会議室にいるような感覚が得られ、会議に集中することができます。

最もシンプルなセットアップ

USBドライバー不要のインストール、プラグアンドプレイに対応し、国内外の主要なビデオ会議ソフトウェアに適合します。

リアルタイム字幕・翻訳機能

Microsoft AI IOT Labと協力し、自動文字起こしおよび翻訳機能を作成しました。字幕は内蔵デバイスを通じてインターフェースにリアルタイムで表示され、サードパーティ製ソフトウェアを必要とせず、クラウドからエッジまでシームレスなループを実現します。



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